Blog >> O que é Kanban e como funciona?

Você com certeza já ouviu falar em Kanban

Quando falamos de gerenciamento de projetos é muito comum falar em Kanban, não só pelo poder de gerenciamento que ela entrega, mas também por existir há mais de meio século!

O Kanban foi criado em 1953 por Taiichi Ohno quando ele era diretor da Toyota, nesta época ele estava em visita à fábrica da Ford onde pode entender como funcionava a produção da fábrica.
Ohno compreendeu que a produção funcionava de forma "empurrada", o que fazia ter muito desperdício e necessitava muito de investimento em maquinário e infraestrutura.
O Kanban nasceu em cima dessa necessidade, onde se procurava fazer mais com menos.

Quando falamos em Kanban, muitos lembram do quadro branco pendurado nos escritórios, porém não se limita apenas nisso, podemos considerar que o Kanban é um conceito simples de gerenciar projetos apresentando resultado de forma rápida, provavelmente por conta dessa facilidade e simplicidade, o Kanban é um dos métodos ágeis mais populares.

Falando em poucas palavras o Kanban é um conceito que se baseia em técnicas para controlar um fluxo de produção com foco no aumento de produtividade e otimização de processos.

O que é Kanban?

Kanban é um conceito que ajuda a gerir projetos através de um sistema visual, conduzindo as tarefas através de um fluxo predefinido.

Esse conceito pode ser definido em 3 principais pontos:
Sistema Visual
Aqui entra o quadro branco, onde é utilizado de colunas de separação, permitindo assim fixar os trabalhos por segmento ou status.
Obs: veremos mais sobre as colunas a diante

Cartões de tarefas
Descrição do trabalho ou tarefa a ser executada

Limitação do trabalho
Aqui nós consideramos uma limitação para cada segmento, essa limitação será diferente de empresa para empresa dependendo da quantidade de funcionários, recursos, etc.

Em resumo, quando alguém perguntar o que é Kanban você pode responder o seguinte:
Kanban é um fluxo de trabalho que busca limitar tarefas, segmentando-as de acordo com seu status atual

Para quem o Kanban é indicado?

O Kanban ganhou muita popularidade em agências de desenvolvimento de software e tecnologia em geral, porém o Kanban pode ser utilizado em qualquer empresa que envolva projetos e necessite de um gerenciamento mais claro das tarefas.

Segue alguns exemplos de onde o Kanban pode ser utilizado:

• Planejamento de projetos em geral;
• Gerenciamento de fluxo de conteúdo como posts para redes sociais;
• Organização de eventos;
• Fluxo de vendas;
• Planejamento de gastos;
• Aprender um novo idioma;
• Reforma de uma casa.

Como funciona o Kanban na prática?

Como falado anteriormente, o Kanban trabalha com colunas de status, através destas colunas as tarefas são categorizadas.
Para entender o Kanban é preciso conhecer as colunas:

To Do (A fazer)
Doing (Fazendo)
Done (Feito)

Simples assim!
As tarefas de um projeto seguirão de coluna em coluna conforme o projeto vai avançando.
Por isso o quadro branco é muito importante, pois as colunas já definidas receberão os cartões com os projetos e tarefas.
Nesses cartões é necessário algumas informações básicas para concluir as tarefas, são elas:

• O que é necessário ser feito;
• Prazo para conclusão
• Responsável pela atividade

Obs: dependendo do tipo de trabalho que uma empresa faça, as colunas poderão ser diferentes.

Qual é o objetivo do Kanban?

O objetivo principal da metodologia Kanban é gerenciar a produtividade mantendo uma organização nas entregas, proporcionando uma forma de trabalho mais clara, pois os projetos ficam bem amostra da equipe, facilitando a visualização como um todo, podendo analisar tarefas separadamente caracterizadas pelos seus status atuais.

Para compreender o método Kanban com mais clareza observe os quatro pilares:

1 - Equipe

É muito importante que todos da equipe estejam preparadas para trabalhar com o Kanban, portanto um treinamento básico é imprescindível, a ideia é evitar resistência às mudanças.
Para que o método seja bem implementado na empresa é preciso apresentar os conceitos e benefícios que o Kanban irá trazer para todos.
É bom lembrar à equipe que ela é a parte mais importante, e que irá trabalhar com qualquer metodologia, porém é muito importante que exista uma na empresa.

2 - Estágios do trabalho

Identifique os estágios que a equipe segue para concluir um projeto, nessa parte é onde entra as 3 colunas (To do | Doing | Done).
Procure estabelecer um tempo que cada tarefa deverá ficar em cada estágio, dessa forma fica fácil saber se uma tarefa está adiantada ou atrasada, e, além disso, é possível identificar como está funcionando os prazos de cada tipo de projeto, podendo otimizar o tempo para os projetos futuros.
Agora com o quadro pronto e o projeto bem definido nos devidos status ficou fácil entender o que está acontecendo, e dessa forma irá facilitar muito no momento de priorizar tarefas.

3 - Priorização

Para priorizar uma tarefa que julgue ser mais importante, apenas jogue o cartão para a parte superior da coluna, isso irá fazer com que a equipe se acostume a olhar logo para o topo do quadro, podendo atribuir uma tarefa mais urgente, deixando outras menos importantes para depois.
O Método funciona bem quando é feito essa dinâmica de mudar a ordem dos cartões, assim a equipe se acostuma a sempre ver o quadro, pois do contrário o quadro estará sempre da mesma forma e com o tempo todos irão se esquecer.
Quando se trabalha bem com a priorização é possível evitar com que o prazo seja estourado, metas não sejam atingidas, demora em resolução de problemas importantes, desperdício de tempo em tarefas com pouca importância, dificuldade em realocação de profissionais e tarefas.

4 - Medição e melhorias

Defina um sistema de medição da forma mais simples possível: O que precisa ser feito e o que já foi feito.
Encontre gargalos na execução de projetos, se possível antes que eles apareçam!
O Kanban consiste em um método dinâmico, então não se preocupe em mudar as tarefas e profissionais que foram atribuídos, isso é feito de modo a melhorar o quadro como um todo e otimizar tempo.

Qual a diferença entre Kanban e Scrum?

É bastante comum ver pessoas relacionando Kanban com Scrum, porém são coisas diferentes.
Ambos os métodos colocam a metodologia ágil em prática, mas o Kanban é um método de trabalho enquanto o Scrum é considerado um framework.

No Kanban nós destacamos o método focado em melhorias contínuas, visando tornar um fluxo de trabalho mais transparente.

No Scrum é um pouco diferente, pois foca em fracionar os projetos em intervalos predefinidos conhecidos como sprints, o objetivo do Scrum é agilizar a execução do trabalho.

Existe até um conceito chamado "Scrumban" que visa misturar a filosofia Scrum no quadro Kanban, mas isso é tema para outro post ;)

Benefícios de se utilizar o Kanban

Reduzir custos
Com uma equipe trabalhando de forma mais eficaz, isso irá gerar um custo menor, pois o tempo de execução das tarefas será mais otimizado.

Otimizar produtividade
Com um conceito de visualização de tarefas aberta, fica mais fácil analisar tudo e melhorar a produtividade de cada profissional.

Priorizar tarefas urgentes
Quando temos um conceito que permite analisar todas as tarefas de um projeto é possível saber quais são as tarefas mais urgentes, e assim poder delegar aos profissionais, isso irá trazer benefícios como a entrega no prazo, seu cliente ficará mais satisfeito!

Melhorar a comunicação da equipe
A comunicação de uma equipe é a parte mais importante para o Kanban funcionar saudável.
A metodologia presa pela comunicação interna.

Kanban pela internet

Com o grande crescimento do home office muitas empresas tiveram a necessidade de implementar o Kanban pela internet, de tal forma que os profissionais de uma equipe pudessem visualizar o quadro de tarefas e poder dar segmento aos projetos, com isso algumas ferramentas ganharam maior evidência, entre elas podemos destacar duas:

Trello
Jira

Conclusão

O Kanban é um método que consiste em disciplina e transparência, quando sua utilização é bem feita traz grande valor para uma empresa, além de melhorar a dinâmica entre profissionais, gestores e projetos.

O método é de fácil implementação e possui baixo nível de resistência de profissionais, isso se ele for entregue de forma que a equipe entenda os benefícios que o Kanban irá trazer.